Regulamin REPR

REPR Rada Etyki PR Regulamin REPR Kodeksy Dobrych Praktyk PR

Regulamin Rady Etyki Public Relations

I. Postanowienia ogólne

  1. Rada Etyki Public Relations jest podmiotem społecznym powołanym dla propagowania działań zgodnych z zasadami etyki branży PR i budowania etosu zawodu specjalisty public relations.
  2. Założycielami Rady Etyki Public Relations są Związek Firm Public Relations oraz Polskie Stowarzyszenie Public Relations.
  3. Regulamin określa kompetencje i tryb prac Rady.
  4. Do kompetencji Rady należy prowadzenie działalności edukacyjnej w dziedzinie etyki PR poprzez wydawanie opinii dotyczących praktyk rynkowych podejmowanych przez podmioty branży PR oraz wydawanie orzeczeń dotyczących zgłoszonych sytuacji spornych. Rada w swoich decyzjach kierować się będzie wartościami etycznymi fundamentalnymi dla działań PR jak: prawda, otwartość, szacunek dla godności ludzkiej, w oparciu o treść następujących dokumentów o charakterze normatywnym: Karta Deklaracji Sztokholmskiej, Kodeks Ateński, Kodeks Lizboński, Karta Rzymska, Europejski Kodeks Postępowania Zawodowego Public Relations, Kodeks Brukselski, Kodeks Wenecki, Kodeks Etyki PSPR wraz z Polską Kartą Przejrzystości Relacji, Kodeks Dobrych Praktyk ZFPR oraz normy prawne i normy obyczajowe obowiązujące w Polsce.
  5. Decyzje Rady mają postać opinii lub orzeczenia.
    • Opinia – to stanowisko Rady Etyki PR na temat określonej praktyki public relations, która ma istotny charakter dla funkcjonowania branży; odnosi się do zjawisk występujących w sferze publicznej, które mają wpływ na postrzeganie profesji public relations; opinia etyczna zostaje wydana ze względu na doniosłość danego problemu lub ze względu na kontrowersje wokół pewnych zachowań stosowanych w branży PR; nie ma charakteru wiążącego orzeczenia, choć może być formułowana na podstawie przykładów kontrowersyjnych zachowań.
    • Orzeczenie – to wiążące stanowisko Rady Etyki PR w odniesieniu do przedstawionego sporupomiędzy co najmniej dwoma podmiotami;
  6. Rada może wydawać opinie na podstawie własnej wiedzy na temat praktyk rynkowych i orzeczenia zgłoszone przez jednego z Sygnatariuszy lub uzasadnionego, zgłoszonego wniosku dowolnej osoby czy instytucji. 
    W sytuacjach, które członkowie Rady uznają za wymagające reakcji – Rada może wydać opinię lub orzeczenie na wniosek jednego z członków Rady.
  7. Rada składa się z 5 osób, przy czym:
    • 2 osoby powołane są przez zarząd PSPR (w tym co najmniej jedna osoba będąca członkiem PSPR);
    • 3 osoby powołane są przez zarząd ZFPR (w tym co najmniej jedna, ale nie więcej niż dwie osoby będące reprezentantami agencji członkowskich ZFPR);
  8. Członkowie Rady powoływani są na trzyletnią kadencję.
  9. Ustanie członkostwa w Radzie następuje:
    • automatycznie, w przypadku: upłynięcia kadencji, rezygnacji, śmierci lub skazania prawomocnym wyrokiem przez sąd powszechny;
    • na wniosek Rady w sytuacji stwierdzenia nie wypełniania obowiązków członka Rady opisanych w niniejszym regulaminie;
  10. Członkowi REPR pozbawionemu mandatu w w/w sposób przysługuje odwołanie się od tej decyzji do Walnego Zgromadzenia organizacji, która go desygnowała.

II. Tryb pracy Rady

  1. Za organizację prac Rady odpowiada Przewodniczący Rady. Przewodniczący Rady wybierany jest rotacyjnie spośród członków Rady. Rada każdorazowo ustala Prowadzącego na początku posiedzenia. Kadencja Przewodniczącego kończy się powołaniem nowego Przewodniczącego na najbliższym posiedzeniu Rady.
  2. Główne zadania Przewodniczącego Rady: zwoływanie spotkań Rady i ich koordynacja, wnioskowanie o odwołanie członka Rady w przypadki niewywiązywania się z obowiązków, koordynowanie procesu wyboru osoby prowadzącej daną sprawę.
  3. Za kwestie administracyjno-organizacyjne odpowiada Biuro ZFPR.
  4. Główne zadania Biura ZFPR: zabezpieczenie administracyjno-organizacyjne funkcjonowania Rady, zarządzanie budżetem Rady, aktualizacja informacji na www.repr.pl, przyjmowanie wniosków, przekazywanie wniosków do Rady, bieżąca komunikacja z Radą i wnioskodawcami, , uczestnictwo w spotkaniach Rady i sporządzanie protokołów ze spotkań,. Do obowiązków Biura ZFPR nie należy merytoryczna ocena wniosków, ich selekcja, decydowanie o przyjęciu czy odrzuceniu, jak również wydawanie opinii i orzeczeń.
  5. Stałe posiedzenia Rady odbywają się nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. Ponadto mogą być zwoływane dodatkowe posiedzenia Rady na wniosek co najmniej jednego jej członka. W takim przypadku odbywają się w najwcześniejszym terminie zaakceptowanym przez 2/3 członków Rady lecz nie później niż w ciągu 4 tygodni od zgłoszenia.
  6. O miejscu i czasie posiedzenia Rady Przewodniczący REPR informuje członków Rady nie później niż na tydzień przed dniem posiedzenia za pośrednictwem poczty elektronicznej. Czas zwołania Rady może być krótszy, o ile wszyscy członkowie Rady wyrażą na to zgodę.
  7. Posiedzenia prowadzone są przez Przewodniczącego Rady lub jednego z członków Rady.
  8. Biuro ZFPR przesyła członkom Rady agendę danego posiedzenia najpóźniej 24h przed posiedzeniem, po uprzednim jej ustaleniu z członkami Rady
  9. Każdy członek Rady zobowiązany jest do aktywnego uczestniczenie w jej pracach, w szczególności do rozpatrywania i opiniowania wniosków, głosowania i udziału w spotkaniach Rady.

III. Przyjmowanie wniosków

  1. Rada nie rozpatruje wniosków anonimowych.
  2. Rada może pozostawić do swojej informacji dane osoby zgłaszającej wniosek. Decyzję taką podejmuje na wniosek jednego z członków REPR lub osoby zgłaszającej wniosek.
  3. Wniosek o wydanie opinii lub orzeczenia może zgłosić dowolna osoba, instytucja lub jeden z założycieli Rady. Wniosek musi być uzasadniony i przesłany tylko przy użyciu formularza zgłoszeniowego, który znajduje się na stronie http://repr.pl/zgloszenia. Wniosek musi zawierać dane kontaktowe umożliwiające identyfikację zgłaszającego.
  4. Biuro ZFPR każdorazowo przesyła do wszystkich członków Rady wiadomość o wpłynięciu wniosku z prośbą o rozpatrzenie.
  5. Rada każdorazowo głosuje nad przyjęciem wniosku do rozpatrzenia. W przypadku, gdy Rada uzna, że we wnioskowanej sprawie nie istnieją podstawy do wydania opinii, jest zobowiązana do przesłania do Biura ZFPR pisemnego uzasadnienia swojej decyzji w celu dostarczenia jej wnioskującej osobie lub instytucji.
  6. Uzasadnienia o odrzuceniu wniosku o wydanie opinii lub orzeczenia nie są podawane do publicznej wiadomości.
  7. Rada zobowiązana jest do poinformowania za pośrednictwem Biura ZFPR, stron wymienionych w zgłoszeniu, o przyjęciu wniosku i wszczęciu postępowania lub odrzuceniu w terminie do 14 dni roboczych od daty wpłynięcia wniosku.
  8. Rada podejmuje decyzje i uchwały zwykłą większością głosów w obecności minimum 3 członków i przedstawiciela Biura ZFPR, któremu nie przysługuje prawo do głosowania.

IV. Postępowanie z wnioskami

  1. Rada podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku w ciągu 14 dni od daty jego wpłynięcia. Następnie Biuro ZFPR przekazuje decyzję Rady wszystkim stronom wymienionym we wniosku.
  2. Rada rozpatruje wniosek nie później niż w ciągu 30 dni od daty podjęcia decyzji o przyjęciu wniosku 
    do rozpatrzenia.
  3. W przypadku gdy Rada oceni, że do rozpatrzenia wniosku potrzebne są dodatkowe informacje może zwrócić się za pośrednictwem Biura ZFPR do wnioskodawcy o ich uzupełnienie.
  4. Stronie, wobec której został zgłoszony wniosek, przysługuje prawo do złożenia wyjaśnień przed Radą. 
    O terminie i trybie składania w/w wyjaśnień stronę informuje Biuro ZFPR.
  5. W uzasadnionych przypadkach terminy określone w pp. 1 i 2 mogą zostać wydłużone.
  6. Biuro ZFPR nadzoruje proces prowadzenia rozpatrywanych spraw. Rada każdorazowo wybiera spośród swojego grona opiekuna danej sprawy w trybie rotacyjnym. Opiekun/ka sprawy odpowiedzialny jest za stworzenie orzeczenia/opinii REPR w porozumieniu z pozostałymi członkami Rady, zaangażowanymi w proces rozpatrywania danego wniosku. Rada lub delegowany przez nią przedstawiciel upoważniona jest do wypowiadania się w mediach po wydaniu orzeczenia.
  7. Od chwili wpłynięcia wniosku do Rady aż do momentu rozstrzygnięcia wniosku przez Radę, poszczególni członkowie Rady nie mogą wydawać opinii, komentarzy i wypowiadać się w sprawie, której dotyczy wniosek.
  8. Przewodniczący REPR redaguje finalną wersję wydanej przez Radę opinii/ orzeczenia i po akceptacji większości członków Rady przekazuje ją do Biura ZFPR, które następnie przesyła ją pocztą elektroniczną do wiadomości wszystkich stron wymienionych we wniosku oraz do opinii publicznej.

V. Wyłączanie

  1. Członek Rady jest wyłączany automatycznie z prac nad wydaniem opinii lub orzeczenia:
    • w sprawach, w których jest stroną lub pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy oddziałuje na jego prawa lub obowiązki,
    • w sprawach swego małżonka, krewnych lub powinowatych do drugiego stopnia pokrewieństwa oraz osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli,
    • w sprawach, w których był lub jest pełnomocnikiem, albo był doradcą jednej ze stron.
  2. Członek Rady może być wyłączony z postępowania na pisemne żądanie jednej ze stron lub na własny wniosek, jeżeli między nim a stroną zachodzi stosunek tego rodzaju, że mógłby wywołać wątpliwości, co do jego bezstronności. Rada podejmuje decyzję w tej sprawie w ciągu 7 dni od wpłynięcia wniosku o wyłączenie.

VI. Tryb głosowania

  1. Decyzje Rady podejmowane są w obecności co najmniej 3 członków Rady zwykłą większością głosów.
  2. Głosowania są jawne i rejestrowane przez Biuro ZFPR.

VII. Informowanie o decyzjach Rady

  1. Decyzje Rady są sporządzane w formie pisemnej.
  2. Opinie i orzeczenia Rady są podawane do publicznej wiadomości.
  3. Każdorazowo po wydaniu opinii lub orzeczenia Rada wyznacza rzecznika do publicznych wypowiedzi i komentowania danej opinii lub orzeczenia Rady. W przypadku nie wyznaczenia przez Radę osoby upoważnionej do publicznych wypowiedzi, funkcję rzecznika Rady pełni Przewodniczący REPR.
  4. W przypadku, gdy w danej sprawie część członków Rady ma opinię odmienną od stanowiska Rady, mają oni prawo zgłosić zdanie odrębne. Zdanie odrębne jest sporządzane na piśmie i podane do publicznej wiadomości.
  5. Opinie i orzeczenia Rady są ogłaszane informacją prasowa oraz są publikowane na witrynie www.repr.pl.

VIII. Finansowanie

  1. Koszty administracyjne funkcjonowania Rady ponosi ZFPR,
  2. Członkowie Rady pracują społecznie,
  3. Koszty funkcjonowania Rady ujęte są w rocznym budżecie ZFPR, zatwierdzanym przez zarząd ZFPR.

IX. Postanowienia końcowe

  1. Każdy z członków Rady ma obowiązek zapoznania się z niniejszym regulaminem i postępować w zgodzie z jego zapisami.
  2. Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego przyjęcia przez organizacje założycielskie. 

 

Warszawa, 14 września 2018 r.