Zdanie odrębne w sprawie przetargu zorganizowanego przez UM Poznań
Koszalin, 25.08.2011 r.
Na podstawie punktu VII.4 Regulaminu Rady Etyki Public Relations niniejszym zgłaszam zdanie odrębne w sprawie przetargu organizowanego przez Urząd Miasta Poznania.
Punkt 3 Opinii Rady Etyki Public Relations w sprawie przetargu organizowanego przez Urząd Miasta Poznania zawiera informację, iż :”Z uwagi na fakt, że brief przetargowy jest niejednoznaczny i może być interpretowany zarówno jako zakładany potencjał medialny kampanii oraz jako zobowiązanie do wygenerowania określonej ilości publikacji w mediach, Rada Etyki PR zwróciła się do Urzędu Miasta Poznania z prośbą o wyjaśnienie stosownych zapisów. Uzyskano pisemne odpowiedzi na zadane przez Radę pytania, a tym samym potwierdzenie, iż agencje startujące w przetargu nie zawarły w ofertach przetargowych propozycji, które dotyczyłyby kalkulowania efektywności i skuteczności swoich działań w sposób naruszający zasady obowiązujące w branżowych kodeksach etycznych”1.
Rzeczywiście na moją prośbę dr Dariusz Tworzydło koordynujący omawianą sprawę zwrócił się do UM Poznań z prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytania dotyczące zachowania agencji startujących w przetargu m.in. odnośnie kwestii umowy i załączników stanowiących jej integralne części.
Opinia Rady Etyki Public Relations w sprawie przetargu organizowanego przez Urząd Miasta Poznania odnosi się jedynie do części wyjaśnień udzielonych przez podmiot ogłaszający przetarg, nie zawiera odniesień, w mojej opinii kluczowych, do dwóch kwestii jak poniżej:
1/ „Zgodnie z treścią punktu 7. briefu:
a. Zakładanym efektem działań prowadzonych przez agencję będzie minimalna liczba publikacji
poświęconych Miastu Poznań w mediach ogólnopolskich.
b. Zakładane jest uzyskanie przez agencję minimalnych efektów w postaci:
I. co najmniej 350 publikacji w ogólnopolskich mediach (prasa, radio, TV) oraz Internecie,
z czego co najmniej 150 ukaże się w wybranych mediach wyszczególnionych w
załączniku nr 1, będącym integralną częścią niniejszego briefu.
II. co najmniej 20 wizyt prasowych będących bezpośrednim efektem działań prowadzonych
przez agencję w ramach obsługi PR Miasta Poznań”2.
oraz
2/ „Czy agencje startujące w przetargu zgłosiły wątpliwości lub zastrzeżenia odnośnie
sformułowań zwartych w umowie i/lub załącznikach stanowiących jej integralne
części? Jakie to były zastrzeżenia lub wątpliwości?
Nie. Nie zgłoszono żadnych wątpliwości, zastrzeżeń tudzież uwag.3”
Przywołane przeze mnie kwestie są o tyle istotne, iż zapis Karty Deklaracji Sztokholmskiej ICCO będący integralną częścią Kodeksu Dobrych Praktyk Związku Firm Public Relations mówi:
"Firmy public relations zobowiązane są uzgodnić z klientem ich wyraźne oczekiwania odnośnie efektów dostarczanej pracy. Niezbędne jest określenie konkretnych celów w zakresie działań komunikacyjnych, a następnie praca w celu ich realizacji. Firmy public relations nie mogą składać obietnic bez pokrycia lub też takich, które mogłyby narazić na szwank niezależność kanałów komunikacyjnych."
Jeżeli więc zapisy zawarte w dokumentacji przetargowej UM Poznań nie były precyzyjne, to obowiązkiem agencji było takie doprecyzowanie zapisów umowy przed przystąpieniem do przetargu, aby w przypadku ewentualnej wygranej bez żadnych wątpliwości móc podpisać umowę wraz z integralnymi załącznikami.
Odpowiedź organizatora przetargu wskazuje, że żadna z agencji przystępujących do przetargu nie zrobiła tego, co oznacza akceptację warunków zawartych w dokumentacji przetargowej.
Równocześnie Karta Dobrych Praktyk ZFPR w punkcie III.19 brzmi: „Firmom nie wolno podpisywać z klientem umów, które gwarantowałyby osiągnięcie rezultatów zależnych od suwerennej decyzji strony trzeciej”, zaś zapis punktu 7 briefu przywołany wyżej wskazuje na oczekiwania organizatora przetargu, które są/powinny być zależne od pracy przedstawicieli mediów („efektem działań prowadzonych przez agencję będzie minimalna liczba publikacji poświęconych Miastu Poznań w mediach ogólnopolskich” i dalej wskazanie konkretnej liczby publikacji (350) wraz z listą mediów, gdzie powinno znaleźć się 150 publikacji w efekcie pracy agencji.
Inne dokumenty branży PR dot. kwestii etyki zawodowej także podnoszą tę kwestię: „Pracownik public relations nie może zawierać żadnych umów, w których gwarantowałby osiągnięcie rezultatu uzależnionego od autonomicznych decyzji innych podmiotów, takich jak redakcje, instytucje publiczne itp., a jego wynagrodzenie nie może być uzależnione od osiągnięcia takich rezultatów”4, zaś Polska Karta Przejrzystości Relacji precyzuje: „Materiał redakcyjny ukazuje się w wyniku redakcyjnej oceny zaangażowanych w to dziennikarzy, a nie w wyniku płatności w gotówce lub w naturze przez zainteresowanych lub w wyniku transakcji barterowej (kompensaty) z zainteresowanymi stronami”.
Reasumując, na podstawie dokumentów, do których miałam dostęp jako członkini Rady Etyki Public Relations uważam, iż:
-
agencje, które przystąpiły do przetargu nie negocjując zapisów umowy wraz integralnymi załącznikami, zgodziły się na budzący wątpliwości zapis o minimalnych efektach swojej pracy dot. liczby publikacji, co stanowi naruszenie zapisów etycznych obowiązujących branżę public relations.
dr Monika Kaczmarek-Śliwińska
członkini Rady Etyki Public Relations, Instytut Neofilologii i Komunikacji Społecznej Politechniki Koszalińskiej
tel. 602 17 77 34
mail: monika.kaczmareksliwinska@gmail.com